PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR

1. Contoh real cara mengukur salah satu pegawai kantor, seperti : Sekretaris atau Receptionis, sebagai berikut:Cara mengukur kinerja sekretaris/receptionist dengan menggunakan pencatatan historis, dengan menggunakan catatan yang ada pada masa sebelumnya. Misalnya kinerja resepsionist dapat dilihat dari jumlah orang yang telah dilayani.
2. Contoh dan metode yang anda gunakan dalam menyederhanakan arus kerja?
   
   Pertama : Ambil DataSurveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada, termasuk sub-sub sistem pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa, Catatlah semua fakta yang ada.
   Kedua : AnalisaAnalisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan symbol-simbol yang ada pada flow chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da method, data flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.
   Ketiga : Tentuka MetodeTentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru) dsb.
   Keempat : Implementasikan Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap demi tahap, sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
   Kelima : EvaluasiSecara periodic lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.
3. Dapatkah anda memberi alasan pembagian kerja mana yang paling banyak dipakai di perusahaan? Kenapa? Menurut saya, pola pembagian kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan ialah pola pembagian kerja gabungan, karena pada pola gabungan ini para karyawan tidak bergantung sepenuhnya pada kinerja karyawan sehingga setiap departemen dapat menyesuaikan pola pembagian kerja sesuai dengan yang dibutuhkan.
4. Terdapat berapa cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian, terangkan dan beri contoh lainnya?
   a. Mobile Unit (unit-unit bergerak). Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Misalnya, bagian marketing membutuhkan bantuan yang akan menambahkan kesempurnaan suatu desain produk. Kebetulan di bagian produksi terdapat orang-orang yang berbakat dan mampu melakukan hal tersebut. Maka, orang-orang tersebut dibentuk jadi mobile unit sampai tugas di bagian marketing selesai. Setelah selesai, mereka dapat membubarkan diri kembali.
   
   b. Sentralisasi kegiatan kantor. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kesepakatan pegawai bekerja. Contoh, bagian administrasi.
   c. Cyling (penebaran menurut waktu). Pegawai kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Contoh, pegawai PLN yang biasa menerima pembayaran listrik berdasarkan daerah.
   d. Back Log. Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa. Contoh, Dokter UGD, Dokter Spesialis.e. LemburLembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawai di luar jam normal. Contohnya, karyawan pabrik.
   f. Partime. Cara ini cukup fleksibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya, mahasiswa partime di Restoran siap saji.
   g. Scheduling. Adalah menjadwal kegiatan pegawai tentang penentuan waktu urutan pegawaian kapan dimulai dan kapan berakhir. Contohnya, pegawai pabrik yang dibagi ke dalam shift.
5. Diskusikan dengan teman anda usaha-usaha apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus anda?
   Dukungan dari Direktur. Dalam memotivasi pegawai administrasi niaga agar dapat menigkatkan kinerjanya.
   Komintmen Pegawai. Komintmen pegawai administrasi dalam pekerjaannya, karena komitmen sangat berpengaruh bagi setiap pegawai.
   Tujuan/ sasaran. Produktivitas pegawai harus mengetahui tujuan utama dari Direktur harus menjadi yang terdepan.
   Partisipasi Pegawai. Semua pegawai harus memberikan partisipasinya dlam pekerjaan yang dijalankan.