Lokasi dan Layout Kantor

1.Yang saya ketahui tentang pemilihan lokasi kantor adalah Kantor yang terletak di daerah strategis akan mudah dikunjungi dan didatangi oleh klien/konsumen atau masyarakat penggunanya jasanya. Dalam menentukan lokasi kantor ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan. Quible (1996) menyatakan ada 3 faktor perlu dipertimbangkan menentukan lokasi kantor, antara lain: Faktor Keuangan, faktor Operasional, faktor Karyawan.Sedangkan Terry (Dalam Gie, 2000) faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih lokasi kantor adalah: Corak gedung, fasilitas gedung, dekatnya kantor dengan perusahaan, biaya, Stabilitas penyewa, flexiblelitas ruangan, Penerangan dan ventilasi, Bebas dari kotoran dan suara gaduhSementara itu Prajudi (1982) dalam memilih lokasi kantor menyatakan faktor yang perlu diperhatikan antara lain faktor: Lingkungan tetangga, dekatnya dengan kantor bagian lain, harga atau sewa ruangan, dekatnya dengan pasar tenaga kerja, jalan keluar/masuk karyawan (lalu lintas antar pegawai), Keamanan.Sedangkan Moekijat (1989) menyebutkan bahwa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor sbb: Letak, kelayakan, pertimbangan keuangan, fisik.Sementara itu Saphier (1987) menulis ada tiga faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan lokasi kantor, yaitu:Kualitas gedung, Dekat dengan pusat industri/bisnis, citra Lingkungan. Selain itu Saphier menambahkan bahwa tujuan perusahaan,
nilai aestetic, fasilitas dan biaya.menjadi faktor pendukung lainnya.

2.Seberapa pentingkah faktor keamanan dalam memilih kantor bila dihubungkan dengan kondisi Indonesia saat ini (2006) Penentuan kantor di mana dan dijalan apa atau dipusat perkantoran mana sangatlah diperlukan. Seorang manejer kantor perlulah memahami bahwa lokasi kantor merupakan salah satu faktor yang penting bagi kelancaran kegiatan perusahaan/organisasi. Kantor yang terletak di daerah strategis akan mudah dikunjungi dan didatangi oleh klien/konsumen atau masyarakat penggunanya jasanya. Tetapi belum tentu tempat strategis tersebut memiliki gaktor keamanan yang tinggi. Factor keamanan merupakan factor utama dalam memilih lokasi kantor.

3.Bila saya diminta menentukan lokasi kantor, metode yang saya pakai adalah metode biaya karena dalam melakukan segala sesuatu kita pasti membutuhkan biaya. Metode biaya tersebut adalah dengan membandingkan biaya-biaya yang akan dikeluarkan nantinya setelah gedung tersebut ditempati. Macam biaya yang akan dikeluarkan nantinya tergantung pada jenis usaha yang dilakukan. Biaya dapat dikelompokkan atas:•Material cost (direct, indirect)•Labor cost (direct, indirect)•Overhead costMetode ini menggunakan peramalan biaya sebagai faktor penentunya. Kemudian masing-masing lokasi dan gedung kantor dibandingkan, kantor yang memiliki biaya paling kecil, disanalah organisasi/perusahaan berkantor.

4.Saya pernah melihat kantor yang landscape di polban khususnya jurusan administrasi niaga yaitu di ruangan kepala jurusan dan diruangan dosen-dosen. Menurut pendapat saya hal tersebut sangat bagus sekali karena
1.Para pegawai akan merasa nyaman dan betah berkerja
2.Stres dapat dikurangi.
3.Noisy jauh lebih berkurang.
4.Meningkatnya kenyamanan kerja
5.Penggunaan ruang yang lebih dari kantor tertutup
6.Biaya lebih kecil untuk partisi, pintu, pemanas, dekoarasi, pencahayaan dan pelayanan lain
7.Biaya pemeliharaan lebih kecil
8.Kemudahan pengawasan.
9.Komunikasi dan rangkaian kerja tetap terpelihara
10.Mesin-mesin dan peralatan dapat digunakan secara bersama-sama.
11.Flexible terhadap perubahan tata ruang
12.Bangkitnya partisipasi dan kebersamaan kerja, karena komunikasi lebih medah dilakukan.
13.Kinerja pegawai akan meningkat.

5.Hubungan faktor Cahaya, warna, suara dan udara dengan lay out terbuka adalah Faktor-faktor tersebut merupakan sebahagian dari penentu ergonomic tidaknya suatu kantor.

PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR

1. Contoh real cara mengukur salah satu pegawai kantor, seperti : Sekretaris atau Receptionis, sebagai berikut:Cara mengukur kinerja sekretaris/receptionist dengan menggunakan pencatatan historis, dengan menggunakan catatan yang ada pada masa sebelumnya. Misalnya kinerja resepsionist dapat dilihat dari jumlah orang yang telah dilayani.
2. Contoh dan metode yang anda gunakan dalam menyederhanakan arus kerja?
   
   Pertama : Ambil DataSurveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada, termasuk sub-sub sistem pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa, Catatlah semua fakta yang ada.
   Kedua : AnalisaAnalisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan symbol-simbol yang ada pada flow chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da method, data flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.
   Ketiga : Tentuka MetodeTentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru) dsb.
   Keempat : Implementasikan Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap demi tahap, sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
   Kelima : EvaluasiSecara periodic lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.
3. Dapatkah anda memberi alasan pembagian kerja mana yang paling banyak dipakai di perusahaan? Kenapa? Menurut saya, pola pembagian kerja yang paling banyak digunakan di perusahaan ialah pola pembagian kerja gabungan, karena pada pola gabungan ini para karyawan tidak bergantung sepenuhnya pada kinerja karyawan sehingga setiap departemen dapat menyesuaikan pola pembagian kerja sesuai dengan yang dibutuhkan.
4. Terdapat berapa cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian, terangkan dan beri contoh lainnya?
   a. Mobile Unit (unit-unit bergerak). Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Misalnya, bagian marketing membutuhkan bantuan yang akan menambahkan kesempurnaan suatu desain produk. Kebetulan di bagian produksi terdapat orang-orang yang berbakat dan mampu melakukan hal tersebut. Maka, orang-orang tersebut dibentuk jadi mobile unit sampai tugas di bagian marketing selesai. Setelah selesai, mereka dapat membubarkan diri kembali.
   
   b. Sentralisasi kegiatan kantor. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kesepakatan pegawai bekerja. Contoh, bagian administrasi.
   c. Cyling (penebaran menurut waktu). Pegawai kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Contoh, pegawai PLN yang biasa menerima pembayaran listrik berdasarkan daerah.
   d. Back Log. Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa. Contoh, Dokter UGD, Dokter Spesialis.e. LemburLembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawai di luar jam normal. Contohnya, karyawan pabrik.
   f. Partime. Cara ini cukup fleksibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya, mahasiswa partime di Restoran siap saji.
   g. Scheduling. Adalah menjadwal kegiatan pegawai tentang penentuan waktu urutan pegawaian kapan dimulai dan kapan berakhir. Contohnya, pegawai pabrik yang dibagi ke dalam shift.
5. Diskusikan dengan teman anda usaha-usaha apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai kantor di kampus anda?
   Dukungan dari Direktur. Dalam memotivasi pegawai administrasi niaga agar dapat menigkatkan kinerjanya.
   Komintmen Pegawai. Komintmen pegawai administrasi dalam pekerjaannya, karena komitmen sangat berpengaruh bagi setiap pegawai.
   Tujuan/ sasaran. Produktivitas pegawai harus mengetahui tujuan utama dari Direktur harus menjadi yang terdepan.
   Partisipasi Pegawai. Semua pegawai harus memberikan partisipasinya dlam pekerjaan yang dijalankan.

Bab 5 Pengelolaan Staff

1. Teori yang akan saya gunakan untuk memotivasi pegawai adalah
   Teori Maslow’s Hierarchy of Needs. Kebutuhan-kebutuhan tersebut antara lain, psikological need, safety and security needs, belongingness needs, esteem needs, self actualization needs.Alasannya, karena dalam teori tersebut pendekatan didasarkan pada hal-hal yang menyebabkan individu akan merasa puas dan terpenuhi kebutuhannya sehingga ia dapat bertindak dan berperilaku tertentu. Disamping itu, teori ini juga memusatkan perhatian pada factor-faktor dalam diri orang yang menguatkan, mengarahkan, mendukung dan menghentikan prilakunya dan factor itu adalah kebutuhan. Jadi seorang pegawai dapat termotivasi dalam bekerja jika kebutuhan yang dia inginkan tercapai. Kebutuhan yang lebih tinggi baru akan muncul jika kebutuhan yang dibawahnya telah terpenuhi.
2. Hubungan teori motivasi dengan godaan seksual adalahKetika di suatu perusahaan terdapat pegawai yang memiliki masalah mengenai godaan seksual maka ia motivasi pegawai tersebut akan buruk bahkan mungkin hilang. Cara yang dapat ditempuh perusahaan untuk mengatasinya ialah dengan memberikan aturan yang tegas baik bagi pegawai yang memiliki masalah godaan seksual maupun pihak yang memancing timbulnya masalah tersebut(misalnya karyawan wanita sendiri). Jika hal itu masih menjadi kendala, pegawai dengan masalah tersebut dapat diberikan terapi psikologis.
3. Yang harus dilakukan untuk mengurangi nepotisme adalahDibuatkannya suatu peraturan ataupun kebijakan dari manager SDM bagaimana tata cara penerimaan karyawan baru ataupun mengenai promosi jabatan, sehingga dengan adanya suatu peraturan maka kecenderungan seseorang dalam suatu perusahaan untuk melakukan nepotisme akan berkurang.
4. Jika pengetahuan saya tidak salah, nepotisme terjadi di tempat kuliah saya Ketika seorang staf mempekerjakan anaknya untuk magang di tempat kuliah saya. Padahal mungkin mahasiswa lainpun punya kemampuan yang tidak kalah dengan anak pegawai tersebut.
5. Cara mengendalikan pegawai yang suka merokok adalahDengan cara memberikan aturan yang jelas bagi para perokok. Pegawai yang merokok tidak boleh merokok pada jam kerja, kemudian diberikan ruangan terpisah dengan yang tidak merokok agar tidak merugikan perokok pasif. Bagi para pegawai yang ingin menghentikan kebiasaan merokok perusahaan sebaiknya menyediakan seorang terapis yang dapat menangani hal tersebut.
6. Program pengembangan yang akan saya lakukan jika pegawai kantor saya memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik adalah dengan memberikan pengembangan dengan berbagai cara sebagai berikut: pegawai diberi kesempatan untuk mengidentifikasi permasalahan yang sedang berkembang, member kesempatan kepada karyawan untuk membuat kebijakan sendiri, menyediakan akses informasi yang cukup, mendelegasikan tugas yang penting kepada karyawan, menggali ide dan saran dari karyawan, memandang karyawan sebagai partner yang strategis, melibatkan karyawan dalam penentuan standard an ukuran, menetapkan kebijakan open door communication. Serangkaian cara diatas dapat dilakukan secara bertahap supaya dapat mencapai hasil yang optimal, dan dapat membangun kesadaran anggota organisasi akan pentingnya proses pemberdayaan sehingga perlu adanya komitmen dari anggota terhadap organisasi.

DUPLIKASI
ANGGOTA KELOMPOK:

1. Ifnatiani (06701012)

2. Rikha Indriaswari (06701017)

3. Rini Atyarwardani (06701019)

4. Supendi (06701020)

5. Ummu Hani (06701025)

6. Widia Astuti (06701026)
7. Winda Utami R (06701027)

KARBON.

a. Pengertian Kertas KarbonKertas karbon adalah kertas dengan lapisan tinta kering yang diikat dengan lilin di salah satu sisi. Digunakan untuk membuat salinan naskah hingga beberapa salinan sekaligus. Produsen kertas karbon dulunya merupakan konsumen montan wax terbesar.

b. Fungsi Kertas KarbonFungsi kertas karbon sudah digantikan oleh mesin fotokopi walaupun masih saja ada orang yang menggunakan kertas karbon sewaktu mengetik. Struk kasir biasanya menggunakan kertas salinan tanpa karbon (carbonless copy paper) yang bagian bawahnya tidak berwarna hitam tapi bisa menghasilkan salinan seperti kertas karbon. Kertas karbon juga masih banyak digunakan di bank, kantor pos dan berbagai jasa layanan publik.

c. Cara Menggunakan Kertas KarbonKertas karbon diletakkan di antara dua lembar kertas kosong atau lebih. Ketika kertas paling atas ditulisi dengan menggunakan mesin ketik atau alat tulis lainnya, kertas karbon yang berada di bawahnya juga ikut terkena tekanan dari pukulan logam dan alat tulis yang meninggalkan jejak-jejak huruf pada naskah asli. Tekanan pada kertas karbon memindahkan tinta kertas karbon ke kertas yang berada di bawahnya sehingga kertas yang berada di bawah kertas karbon menjadi salinan dari naskah asli.Pukulan logam pada mesin ketik meninggalkan bekas pada sisi kertas karbon yang berlapis tinta setelah tinta pindah ke kertas yang ada di bawahnya. Akibatnya, isi naskah yang pernah disalin bisa diketahui dengan melihat bekas jejak-jejak huruf pada sisi kertas karbon yang berlapis tinta. Informasi yang bersifat rahasia biasanya dilindungi dengan cara menghancurkan kertas karbon dengan mesin penghancur kertas.

NEGATIF FILM

a. Pengertian Negatif FilmFilm negatif atau klise, adalah sebutan untuk citra yang terbentuk pada film sesudah dipotretkan dan sesudah dikembangkan, di mana bagian yang terlihat gelap pada gambar, pada objek terlihat terang. Warna yang timbul berlawanan karena bagian terang dari objek memantulkan banyak cahaya ke film dan menghasilkan area gelap. (Syaifudin, Mahfud,2004: 4).

b. Jenis dan Gambar Negatif FilmNegatif Film Black and WhiteKlise hitam putih adalah reproduksi dari suatu model asli dalam bentuk hitam putih yang biasanya hanya berupa garis-garis datar dan/atau titik tanpa perbedaan nada. (Syaifudin, Mahfud,2004: 4).
Negatif Film ColorKlise berwarna adalah klise raster yang mewujudkan model berwarna dalam warna-warnanya, untuk itu digunakan tiga atau empat klise yang nantinya dicetakkan bertumpukan dan dengan demikian memberikan hasil berwarna. (Syaifudin, Mahfud,2004: 12).

c.Proses Cuci Cetak Filma.

1. Proses Setelah selesai proses pemotretan, gulung kembali film ke dalam kaset. Usahakan ujung film tetap diluar kaset. Keluarkan film dari kamera. Kemudian siapkan peralatan untuk pencucian film. Tarik ujung film sedikit dan gunting.


2. Siapkan rol penggulung film pada tangki pengembang. Matikan lampu kamar gelap. Keluarkan film dari kasetnya. Ambil ujung film dan selipkan pada rol penggulung. Pastikan film terpasang pada posisi yang tepat.
   
3. Setelah film tergulung pada rol penggulung film, gunting ujung film sisi yang lain yang masih menempel pada kaset. Kemudian masukan rol penggulung kedalam tangki pengembang.


4. Tutup rapat tangki pengembang. Sekarang anda boleh menyalakan lampu kamar gelap.


5. Masukkan cairan developer yang sudah dibuat sebelumnya kedalam tangki pengembang.


6. Lakukan agitasi pada tangki pengembang selama ± 10 menit (tergantung dari kebaruan obat). Jika sudah selesai, tuangkan kembali cairan developer ke tangkinya.


7. Masukkan cairan stop bath atau air ke dalam tangki pengembang.


8. Lakukan agitasi ± 2 menit. Setelah selesai tuangkan stop bath ke tangkinya. Bila menggunakan air, buang air dari tangki pengembang.


9. Masukkan cairan fixer yang sudah dibuat sebelumnya ke dalam tangki pengembang.


10. Lakukan agitasi pada tangki pengembang selama ± 5 menit (tergantung dari kebaruan obat). Jika sudah selesai, tuangkan kembali cairan fixer ke tangkinya.


11. Buka tutup tangki pengembang dan cuci dengan air mengalir hingga bersih.


12. Keringkan film yang sudah dicuci bersih dari cairan kimia dengan menjemurnya pada suhu ruangan atau mengusapnya dengan kertas tisu atau spons yang lembut hingga bersih dari air yang tertinggal. Setelah kering, lakukan filming. Negatif film siap untuk dicetak. (Darmawan, Ferry, 2000:68)
    

tugas mantor-k3

A. Pengertian dan tujuan kesehatan dan keselamatan kerja

1. Menurut Sumakmur (1988) kesehatan kerja adalah spesialisasi dalam ilmu kesehatan/kedokteran beserta prakteknya yang bertujuan, agar pekerja/masyarakat pekerja beserta memperoleh derajat kesehatan yang setinggi-tingginya, baik fisik, atau mental, maupun sosial, dengan usaha-usaha preventif dan kuratif, terhadap penyakit-penyakit/gangguan –gangguan kesehatan yang diakibatkan faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan kerja, serta terhadap penyakit-penyakit umum.

Keselamatan kerja sama dengan Hygiene Perusahaan. Kesehatan kerja memiliki sifat sebagai berikut :

a. Sasarannya adalah manusia

b. Bersifat medis.

2. Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan mesin, pesawat, alat kerja, bahan, dan proses pengolahannya, landasan tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan (Sumakmur, 1993).

Keselamatan kerja memiliki sifat sebagai berikut :

a. Sasarannya adalah lingkungan kerja

b. Bersifat teknik.

Pengistilahan Keselamatan dan Kesehatan kerja (atau sebaliknya) bermacam macam ; ada yang menyebutnya Higiene Perusahaan dan Kesehatan Kerja (Hyperkes) dan ada yang hanya disingkat K3, dan dalam istilah asing dikenal Occupational Safety and Health.

3. Tujuan K3

Tujuan umum dari K3 adalah menciptakan tenaga kerja yang sehat dan produktif. Tujuannya dapat dirinci sebagai berikut (Rachman, 1990) :

a. Agar tenaga kerja dan setiap orang berada di tempat kerja selalu dalam keadaan sehat dan selamat.

b. Agar sumber-sumber produksi dapat berjalan secara lancar tanpa adanya hambatan.

4. Ruang Lingkup K3

Ruang lingkup hyperkes dapat dijelaskan sebagai berikut (Rachman, 1990) :

a. Kesehatan dan keselamatan kerja diterapkan di semua tempat kerja yang di dalamnya melibatkan aspek manusia sebagai tenaga kerja, bahaya akibat kerja dan usaha yang dikerjakan.

b. Aspek perlindungan dalam hyperkes meliputi :

1) Tenaga kerja dari semua jenis dan jenjang keahlian

2) Peralatan dan bahan yang dipergunakan

3) Faktor-faktor lingkungan fisik, biologi, kimiawi, maupun sosial.

4) Proses produksi

5) Karakteristik dan sifat pekerjaan

6) Teknologi dan metodologi kerja

c. Penerapan Hyperkes dilaksanakan secara holistik sejak perencanaan hingga perolehan hasil dari kegiatan industri barang maupun jasa.

d. Semua pihak yang terlibat dalam proses industri/perusahaan ikut bertanggung jawab atas keberhasilan usaha hyperkes.

B. Kebijakan penerapan kesehatan dan keselamatan kerja di era global

1. Dalam bidang pengorganisasian

Di Indonesia K3 ditangani oleh 2 departemen ; departemen Kesehatan dan departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi.

Pada Departemen Kesehatan sendiri ditangani oleh Pusat Kesehatan Kerja Depkes. Dalam upaya pokok Puskesmas terdapat Upaya Kesehatan Kerja (UKK) yang kiprahnya lebih pada sasaran sektor Informal (Petani, Nelayan, Pengrajin, dll)

2. Dalam bidang regulasi

Regulasi yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah sudah banyak, diantaranya :

a. UU No 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja

b. UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan

c. KepMenKes No 1405/Menkes/SK/XI/2002 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Kerja Perkantoran dan Industri.

d. Peraturan Menaker No Per 01/MEN/1981 tentang Kewajiban Melapor Penyakit Akibat Kerja.

e. Peraturan Menaker No Per 01/MEN/1976 tentang Kewajiban Latihan Hiperkes Bagi Dokter Perusahaan.

f. Peraturan Menaker No Per 01/MEN/1979 tentang Kewajiban Latihan Hygiene Perusahaan K3 Bagi Tenaga Paramedis Perusahaan.

g. Keputusan Menaker No Kep 79/MEN/2003 tentang Pedoman Diagnosis dan Penilaian Cacat Karena Kecelakaan dan Penyakit Akibat Kerja.